Neue ergänzende BMF-Verwaltungsausführungen zur E-Rechnung

26.06.2025 Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat Ergänzungen seiner Ausführungen zur E-Rechnung im B2B-Bereich vorgestellt, die grundsätzlich ab 2025 verpflichtend sind. Es geht u.a. um das zulässige Format und den Umfang der E-Rechnung, die Folgen einer Änderung der Bemessungsgrundlage sowie die Behandlung von Rechnungen von Kleinunternehmern. Mit dem neuen Entwurf soll auch die Integration der E-Rechnung in den Umsatzsteuer- Anwendungserlass (UStAE) erfolgen.

Für die Prüfung, ob ein elektronisches Rechnungsformat die Anforderungen an die Normenreihe EN 16931 (zulässiges Format) erfüllt, wird vorgeschlagen, eine geeignete Validierungsanwendung zu verwenden (Rn. 24-E neu). Was hierunter im Einzelnen zu verstehen ist, spezifiziert der Entwurf nicht weiter. Dateien, die aufgrund von Formatfehlern nicht den Anforderungen an das strukturierte Format einer E-Rechnung entsprechen, sollen laut BMF-Entwurf unabhängig von der Art des Fehlers umsatzsteuerlich als sonstige Rechnungen gelten (Rn. 7-E neu). Sie werden somit nicht als elektronische Rechnung angesehen.

Der Entwurf äußert sich zu den Folgen inhaltlicher Fehler (etwa ein „critical Error“ im Rahmen einer Validierung), die zwar zu einer nicht ordnungsmäßigen E-Rechnung führen, aber immer noch eine E-Rechnung darstellen. Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, soll dabei aber nicht ausreichen (Rn. 35-E neu).

Unternehmer müssen ein Doppel jeder ein- und ausgehende Rechnung acht Jahre lang aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei E-Rechnungen ist dabei mindestens der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form zu sichern. Eine Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Systems will das BMF umsatzsteuerlich nicht beanstanden, solange Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind (Rn. 60-E neu). Allerdings stellt eine nicht GoBD-konforme Archivierung gleichwohl einen Verstoß gegen die GoBD-Anforderungen dar, der weitere steuerliche oder abgabenrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Bisher unterliegen Rechnungen von Kleinunternehmern laut BMF ebenfalls grundsätzlich den Anforderungen an die verpflichtende E-Rechnung. Mit dem Entwurf sollen diese Rechnungen nun davon ausgenommen und entsprechend wie Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise behandelt werden. Dabei soll die Verwendung einer sonstigen Rechnung in einem anderen elektronischen Format der Zustimmung des Empfängers bedürfen (vgl. Rn. 17 und 22-E neu).

Das BMF kündigt eine Finalisierung des Entwurfs für das IV. Quartal 2025 an. In diesem Zuge soll das Anwendungsschreiben dann auch entsprechend in den UStAE eingearbeitet werden.

– BMF –