BMF-Schreiben zur E-Rechnung

15.10.2025 Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat sein Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung vom 15.10.2024 ergänzt. Dabei wird ausführlicher auf Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler eingegangen. Auch der Umsatzsteueranwendungserlass wird in Bezug auf E-Rechnungen angepasst.

Voraussetzung für eine E-Rechnung ist u.a., dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Bisher hatte die Finanzverwaltung ihre Ausführungen zu Fehlern unter dem Schlagwort der Lesbarkeit zusammengefasst. Nun unterscheidet die Finanzverwaltung an dieser Stelle zwischen Formatfehlern und sog. Geschäftsregelfehlern:

Enthält eine Rechnung einen Formatfehler, mit dem sie die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format nicht erfüllt, gilt sie nur als sonstige Rechnung und nicht als E-Rechnung. Sonstige Rechnungen sind Dokumente, die das Formerfordernis einer E-Rechnung nicht erfüllen. Ist die E-Rechnung zwingend, weil keine Ausnahmen greifen, hat der Leistungsempfänger keine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug. Dies ist z.B. der Fall, wenn das Format nicht den technischen Vorgaben entspricht oder ihr Inhalt nicht vollständig ausgelesen werden kann. Welcher Art der Formatfehler ist, ist dabei unerheblich.

Ein Geschäftsregelfehler stellt dagegen einen Verstoß gegen die technischen Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in einer E-Rechnung enthaltenen Informationen dar. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Informationen unvollständig sind, also Pflichtangaben fehlen oder Angaben innerhalb der Rechnung miteinander im Widerspruch stehen. Im Gegensatz zu Formatfehlern sind Geschäftsregelfehler jedoch nur beachtlich, sofern sie zu einem Verstoß gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben (Inhaltsfehler) führen. Geschäftsregelfehler zu anderen Fehlern sind umsatzsteuerlich unbeachtlich. Inhaltsfehler sind bspw. die Angabe eines fehlerhaften Steuersatzes.

Um die vorgenannten Fehler bereits vor Rechnungsausgabe zu erkennen, empfiehlt das BMF diese mittels einer geeigneten Validierungsanwendung zu kontrollieren. Allerdings ist eine solche Überprüfung weder eine Garantie für eine fehlerfreie Rechnung, noch entbindet sie den Empfänger von seiner Pflicht zur Überprüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnung.

Das BMF-Schreiben ist auf alle Umsätze anzuwenden, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt wurden, wobei die Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027 zu beachten sind.

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